PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN (PLANNING, GOAL, AND DECISION MAKING)

PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

(PLANNING, GOAL, AND DECISION MAKING)

A.    BATASAN PERENCANAAN

Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertannta apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

 

B.     UNSUR-UNSUR PERENCANAAN

Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yaitu :

  1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
  2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
  3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
  4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
  5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
  6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Pendapat lain mengatakan bahwa suatu rencana harus mengandung unsur-unsur:

  1. Tujuan, Menerangkan tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan yang dilakukan.
  2. Politik, Peraturan-peraturan yang digariskan bagi tindakan organisasi yang dihubungkan dengan tujuan yang akan dicapai.
  3. Prosedur, Urutan-urutan pelaksanaan yang akan dilalui dan harus diikuti oleh karyawan yang melaksanakan kegiatan dalam mencapai tujuan.
  4. Budget, Ikhtisar dari masukan yang diharapkan akan diperoleh yang dikaitkan dengan output yang dikeluarkan yang dinyatakan dalam bentuk angka.
  5. Program, Serangkain tindakan yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang.

Menurut Louis A. Allen kegiatan fungsi perencanaan yaitu :

  1. Forecasting memperkirakan pekerjaan yang aka dilakukan pada saat yang akan datang.
  2. Establing objectives menetukan tujan akhir yang akan dicaapai dari apa yang telah direncanakan keseluruhannya.
  3. Programming sutau program yang terdiri dari serangkaian tindakan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu berdasarkan pada prioritas pelaksanaan.
  4. Scheduling membuat jadwal pekerjaan sehingga dapat diselesaikan tepat waktu.
  5. Budgeting penyusunan anggaran untuk mengalokasikan sumber-sumber yang ada atas dasar efisiensi dan efektifitas.
  6. Developing prosedur menentukan cara yang tepat dalam penyelenggaraan pekerjaan.
  7. Establising dan interpreting policy manajer harus dapat menafsirkan kebijakan yang akan diambil agar terjamin dalam keselarasan dan keseragaman kegiatan serta tindakan yang akan dilakukan.

 

C.    SIFAT RENCANA YANG BAIK

    1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas.
    2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya.
    3. Stabilitas, setiap rencana harus dijaga stabilitasnya.
    4. Ada dala perimbangan bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
    5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

 

D.    PROSES PEMBUATAN RENCANA

    1. Menetapkan tugas dan tujuan
    2. Observasi dan analisa
    3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
    4. Membuat sintesa

 

E.     SIAPA PEBUAT RENCANA

    1. Panitia perencana
    2. Bagian perencanaan
    3. Tenaga staf

 

F.     BENTUK-BENTUK PERENCANAAN

Ada lima dasar penggolongan rencana, yaitu :

  1. Bidang fungsional
  2. Tingkatan organisasional
  3. Sifat
  4. Waktu
  5. Unsur-unsur rencana yang diwujudkan dalam bentuk anggaran

Berdasarkan luas cakupan masalah yang dihadapi oleh manajer dalam suatu organisasi, maka rencana digolongkan dalam tiga bentuk, yaitu :

1. Rencana Global (Global Plan)

Analisa penyusunan rencana global terdiri atas :

  1. Strength, kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan.
  2. Weakness, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
  3. Opportunity, kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi.
  4. Treath, tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.

 

2. Rencana Strategik (Strategic Plan)

Proses perencanaan jangka panjan yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic yaitu :

  1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya.
  2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
  3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

 

Langkah-langkah proses perencanaan strategic :

  1. Penentuan misi dan tujuan organisasi
  2. Pengembangan profil perusahaan tentang kondisi dan kemampuan perusahaan
  3. Analisa lingkungan eksternal
  4. Analisa internal
  5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic
  6. Pembuatan keputusan strategic
  7. Pengembangan strategic perusahaan
  8. Implementasi strategic
  9. Peninjauan kembali dan evaluasi

Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik:

Kebaikan

Kelemhan

Memberikan pedoman yang konsisten terhadap kegiatan yang dilakukan.

Kebikan-kebaikan diatas dapat tercapai bila organisasi melakukannya melalui proses perencanaan startegik formal

Tujuan-tujuan organisasi dapat dirumuskan dengan jelas.

Diperlukan dana dan investasi serta waktu dalam jumlah yang besar

Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum menjadi parah.

Membatasi organisasi hanya terdapat pilihan-pilihan yang paling rasional.

Membantu manajer membuat keputusan.

 

 

  1. Rencana Operasional (Operational Plan)

Bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran daan prinsip-prinsip operasional, yaitu :

  1. Consentrated, peneraaoan dari asas pengendalian yang dilaksanakan oleh manajer.
  2. Integrated, penerapan aspek koordinasi dalam setiap pekerjaan agar tercapai keterpaduan.
  3. Continue, perlunya kesinambungan program kerja sehingga dapat digunakan untuk perbaikan program kerja selanjutnya.
  4. Multi instansional approach, gara integrasi tetap terjaga dengan didukung system yang baik.

Ada dua bentuk rencana operasional yang perlu diketahui, yaitu :

  1. Rencana sekali pakai (single use plan), kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan.
  2. Rencana tetap (standing plan), pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu daan akan terjadi berulang-ulang.

 

G.    TUJUAN ORGANISASI (ORGANIZATION GOAL)

Tujuan memiliki dua unsur yaitu :

  1. Hasil akhir yang ingin dicapai.
  2. Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut.

Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :

  1. Tujuan primer, nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tak langsung kepada masyarakat.
  2. Tujuan kolateral, nilai umum dalam pengertian yang luas demi kebaikan masyarakat.
  3. Tujuan sekunder, berkenaan dengan nilai ekonomis daan efektivitas dalam pencapaian tujuan di atas.

 

H.    BENTUK-BENTUK TUJUAN

Parrow membagi tujuan menjadi lima bentuk, yaitu :

  1. Sociental Goals, untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
  2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen.
  3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dala organisasi tersebut.
  4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
  5. Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi.

 

I.       FUNGSI TUJUAN

    1. Sebagai dasar patokan bagi kegiatan-kegiatan dalam organisasi.
    2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemapuan kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi.
    3. Sebagai standaar pelaksanaan
    4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya.
    5. Sebagai dasar rasional perusahaan.

Peter Drucker menetapkan delapan unsure di dalam menetapkan tujuan, yaitu :

  1. Posisi Pasar
  2. Produktivitas
  3. Sumberdaya Pisik dan Keuangan
  4. Profitabilitas
  5. Inovasi
  6. Prestasi dan Pengembangan Manajer
  7. Prestasi dan Sikap Karyawan
  8. Tanggung jawab Sosial dan Publik

 

 

J.      MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO)

Management By Objective menekankan pada pentingnya peraanan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencaapaian baik yang formal maupun informal.

Proses penerapan MBO ini tergantung pada dua hipotesa, yaitu :

  1. Bila seseorang sudah terikat pada tujuan organisasi, diharapkan dia bersedia berkorban lebih besar.
  2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu bakal terjadi, maka dia berusaha akan mewujudkannya.

 

K.    SISTEM MANAGEMENT BY OBJECTIVE YANG EFEKTIF

    1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi.
    2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur.
    3. Tujuan perseorangan.
    4. Perlunya partisipasi semua pihak.
    5. Otonomi dan implementasi rencana.
    6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodic terhadap kemajuan tujuan.

 

L.     KEBAIKAN DAN KELEMAHAN MBO

Kebaikan

Kelemahan

Mengetahui apa yang diharapkan dari organisasi

Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dala konsumsi waktu dan biaya yang besar.

Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran

Dala hal pengembangan dan implementasi program MBO

Memperbaiki komunikasi vertical antara manajer dengan bawahan

 

Membuat proses evaluasi

 

 

 

M.   UNSUR-UNSUR EFEKTIVITAS MBO

    1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan serta mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO
    2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahamu oleh siapa pun juga, tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja.
    3. Top manajer harus menjaga system MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
    4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua  pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai.

 

N.    BENTUK-BENTUK PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

Keputusan Terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.

 

Keputusan Tidak Terprogram yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.

Herbert A. Simon mengeukakan teknik-teknik tradisional dan modern dalam pembuatan keputusan yang terprogram dan tidak terperogram

Teknik pembuatan keputusan tradisional dan modern

Tipe-tipe Keputusan

Teknik-teknik Pembuatan keputusan

Tradisional

Modern

Diprogram :

Keputusan-keputusan rutin dan berulang-ulang. Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya.

  1. Kebiasaan
  2. Kegiatan rutin :

Prosedur-prosedur pengoperasian standar

  1. Struktur organisasi pengharapan umum sistem tujuan saluran-saluran informasi yang disusun dengan baik.
  2. Teknik-teknik riset operasi : analisa matematik; model-model simulasi computer.
  3. Pengolahan data elektronik.
Tidak deprogram :

Keputusan-keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, kenijaksanaan. Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum.

  1. Kebijakan institusi, dan kreatifitas
  2. Coba-coba
  3. Seleksi dan latihan para pelaksana
Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada :

  1. Latihan membuat keputusan.
  2. Penyusunan program-program computer.

Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian

Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keadaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.

Resiko (risk), yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.

Ketidak pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan.

 

O.    PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

    1. Pemahaman dan perumusan masalah
    2. Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan
    3. Pengembangan Alternatif
    4. Pengevaluasian terhadap alternative yang digunakan
    5. Pemilihan Alternatif Terbaik
    6. Implementasi keputusan
    7. Evaluasi atas hasil keputusan

 

sumber :

M. A. Mukhyi, Pengantar Manajemen Umum, Gunadarma, Jakarta, 1995

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s