DASAR DAN TEKNIK PENGAWASAN

PENGAWASAN (CONTROLING)

A.    DEFINISI PENGAWASAN

Pengawasan dapat disebut juga sebagai evaluating appraising atau correcting.

Menurut Robert J.Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

 

B.     BENTUK-BENTUK PENGAWASAN

1.      PENGAWASAN PENDAAHULUAN (FEEDFORWARD CONTROL, STEERING CONTROLS)

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan.

2.      PENGAWASAN CONCURRENT (CONCURRENT CONTROL)

Pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3.      PENGAWASAN UMPAN BALIK (FEEDBACK CONTROL, PAST-ACTION CONTROLS)

Mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

 

C.    TAHAP PROSES PENGAWASAN

1.      Tahap Penetapan Standar:

  1. Standar phisik
  2. Standar moneter
  3. Standar waktu

2.      Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3.      Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Berupa proses yang berulang-ulang dan continue

4.      Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjaadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambil keputusan bagi manajer.

5.      Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

 

D.    PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan yaitu :

  1. Merumuskan hasil diinginkan
  2. Menetapkan penunjuk
  3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
  4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
  5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

 

E.     MANAGEMENT BY EXCEPTION (MBE)

MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya.

 

F.     MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM (MIS)

Mis yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akuran dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap perancangan dari MIS yaitu :

  1. Survai pendahuluan dan perumusan masalah
  2. Desain konseptual
  3. Desain terperinci
  4. Implementasi akhir

 

Agar MIS efektif :

  1. Mengikut sertakan pemakaian dalam tim perancangan
  2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem
  3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
  4. Adanya pengujian pendahuluan
  5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.

kriteria utama MIS efektif :

  1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
  2. Tapat waktu dalam pemakaiannya
  3. Menekan biaya secara efektif
  4. Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat
  5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan

 

 

TECHNIK AND CONTROLLING METHOD

G.    PERBEDAAN TIPE METODE PENGAWASAN

1.      METODE KUANTITATIF

Metode kuantitatif terdiri dari :

a.      Anggaran (budget)

1)      Anggaran operasi

–          Anggaran penjualan

–          Anggaran kas dan sebagainya

2)      Anggaran khusus seperti :

–          Planning, programming, budgetring system (PPBS)

–          Zero base budgering (ZBB)

 

b.      Audit

1)      Internal

2)      Eksternal

  1. Analisa Break even
  2. Analisa Rasio
  3. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu kegiatan

2.      METODE PENGAWASAN NON KWANTITATIF

Metode-metode yang digunakan meliputi:

  1. Pengamatan
  2. Inspeksi teratur dan langsung
  3. Pelaporan lisan dan tertulis
  4. Evaluasi pelaksanaan
  5. Diskusi dan metode-metodenya adalah MBO, MBE dan MIS

 

H.    PENGGUNAAN ANGGARAN DALAM PENGAWASAN

1.      PENGAWASAN ANGGARAN DAN PUSAT-PUSAT TANGGUNG JAWAB

Ada 4 macam pusat pertanggung jawaban, yaitu :

  1. Pusat penghasilan
  2. Pusat biaya
  3. Pusat penghasilan
  4. Pusat invesasi

 

2.      JENIS-JENIS ANGGRAN

Anggran operasional menunjukan barang dan jasa yang diperkirakan akan konsumsi oleh organisasi dalam periode anggran biasanya dengan bentuk pisik dan biaya.

Anggran financial memuat perincian jumlah uang yang akan dikeluarkan organisasi dalam periode yang sama dan dari mana uang tersebut akan didapat.

 

I.       METODE-METODE PENGAWASAN ANGGRAN KHUSUS

1.      PLANNING-PROGRAMMING-BUDGETING SYSTEM (PPBS)

PPBS dikembangkan untuk membantu manajemen dalam melakukan identifikasi dan penghapusan program-program yang memaan biaya dan menyalin program-program lain serta memberikan sesuatu peralatan analisa benfis dan cost setiap program atau kegiatan.

2.      ZERO-BASE BUDGETING (ZBB)

Ada tiga segi utama ZBB. Yaitu :

1)      Perumusn paket keputusan yang menguraikan kegiatan, biaya dan kegunaan setiap satuan organisasi secara individual.

2)      Penyusunan rangking kegiatan dalam urutan prioritas.

3)      Pengalokasian sumber daya atas dasar rangking kegiatan.

 

3.      AKUNTANSI SUMBER DAYA MANUSIA (HUMAN RECOURCE ACCONTING)

HRA menunjukan dan menekankan pada pentingnya sumber daya manusia. Karyawan yang berpenghasilan tinggi, terlatih dan loyal dalam suatu proses pencapaian penghasilan dan total aktiva perusahaan. Konsep ini mengatakan bahwa sumber daya manusia sebagai suatu aktiva, penentuan biaya investasi dan pemeliharaan atas nilai ekonomis manusia dalam organisasi.

 

 

sumber :

M. A. Mukhyi, Pengantar Manajemen Umum, Gunadarma, Jakarta, 1995

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s